Podobně jako vytvoření objednávky vystavíte i fakturu za přepravu. Automaticky se nastaví veškeré údaje včetně položky faktury podle vašeho nastavení. Samotné odeslání i s dokumentací pak bude přesně dle individuálních požadavků zákazníka.
Signálem pro fakturaci je změna stavu dané zakázky na k fakturaci, což je v systému signalizováno růžovou barvou. K tomuto dochází buďto ručně nebo automaticky po označení všech nakládek a vykládek jako dokončené.
Označení nakládek a vykládek jako dokončené může postupně provést řidič ve své aplikaci nebo dispečer ve svém Diáři plánovaných nakládek a vykládek.
U spedičních přeprav pak toto dispečer provede v Plánovači speditéra v seznamu objednaných nakládek a vykládek, ideálně mu však toto dokončí sám dopravce přes digitální objednávku.
Zakázky ve stavu k fakturaci můžete hledat klasickým listováním po stránkách ale mnohem praktičtější je vždy provést výběr jen zakázek k fakturaci.
Nyní zkontrolujeme přítomnost a kvalitu přiložené přepravní dokumentace která byla do systému nahrána. Všimněte si, že je uveden i zdroj. Například tento CMR a dodací list naskenoval řidič přímo v autě ve své aplikaci.
Můžete si v nastavení zobrazit i sloupec ověření dokumentů kde si toto ověření můžete sami nebo společně s kolegy evidovat a odsouhlasit.
Jak jsme si již řekli, nejjednodušeji může přikládat k zakázce dokumenty řidič pomocí fotoskeneru ve své aplikaci, která dokument položený na černé podložce srovná, ořízne a odešle k dané přepravě.
Druhá možnost je, že vám u Spedičních přeprav dokumenty přiloží externí dopravce přes digitální objednávku.
Další způsob je jednoduše přidat dokument vložením nebo přetažením souboru z disku vašeho počítače.
A poslední možnost je nainstalovat si program TM skener
S tímto krokem vám rádi pomohou naši kolegové z podpory přes vzdálenou plochu.
Pomocí připojeného skeneru naskenujete dokument, uvedete číslo zakázky a odešlete do TruckAgendy právě k uvedené přepravě.
Nyní již můžeme přistoupit k samotné fakturaci. Můžeme takto vybrané zakázky fakturovat jednotlivě kliknutím v menu na Fakturovat nebo přidat další filtr na konkrétní firmu a zobrazit si všechny zakázky k fakturaci daného zákazníka.
Pokud to pak tento zákazník umožňuje nebo dokonce vyžaduje, fakturovat hromadně. Požadované položky označíme a vyfiltrujeme pouze označené položky. Nyní už jen stačí spustit hromadnou fakturaci.
Při hromadné fakturaci systém provádí různé kontroly jako například zda se jedná o unijní nebo mimo unijní přepravy, jsou-li ve stejném zdaňovacím období nebo dokonce zda vůbec daný zákazník hromadnou fakturaci umožňuje.
Systém sám vybere správný bankovní účet dle měny, který samozřejmě jako vše ostatní můžete změnit. Dále nastaví všechny datumy jako datum uskutečnění zdanitelného plnění což je datum poslední vykládky nebo datum splatnosti dle hodnoty uvedené pro danou firmu. Sám vytvoří položky faktury kde uvede volitelné informace jako SPZ vozidla, číslo zákazníkovi objednávky, datumy a délky nakládek a vykládek popřípadě jejich přesné adresy.
Automaticky lze také fakturovat i na základě hodnot získaných při samotné přepravě a to dle přepravených tun, ujetých kilometrů nebo nadlimitních časů na nakládce nebo vykládce. TruckAgenda dokáže dle těchto hodnot automaticky fakturovat i na základě smluvních ceníků. Tyto parametry se udávají již při pořizování samotné zakázky.
Sazby DPH jsou nastaveny také automaticky, jedná-li se o domácího nebo zahraničního zákazníka. Nyní stačí kliknout na tlačítko uložit a systém fakturu vytvoří v jazyce zákazníka s variabilním symbolem dle vašich požadavků, které jste si zadali v nastavení faktur. Dokonce můžete pokračovat v číselné řadě tam, kde jste v původním systému skončili.
Faktura je vystavena. Tak jak jsem říkala je faktura i průvodní dopis v jazyce zákazníka.
Nejdůležitější je však způsob, jak fakturu s dokumenty odeslat. Požadavky zákazníků jsou velmi různé a všem je možné vyhovět snadno a pohodlně. Například tento zákazník si přeje zaslat vše v jednom pdf s fakturou na první straně a soubor se má jmenovat "inv-" číslo faktury. S fakturou také můžete zasílat datový soubor í-es-dok, tento se však zasílá výhradně českým a slovenským firmám.
My si teď na několika příkladech ukážeme jak TruckAgendě říct, jakým způsobem má tu či onu fakturu odeslat.
Příklad první. Tento zákazník si přeje vložit dokumenty do jeho informačního systému a TruckAgenda vás sama nasměruje kam. Splatnost faktury je 60 dní, je určen e-mail kam jí poslat a v jedné faktuře nesmí být více jak jedna přeprava.
Příklad druhý. Tento zákazník si přeje zaslat fakturu na uvedený e-mail se splatností 60 dní ale požaduje sloučit všechny dokumenty do jednoho PDF včetně objednávky, která však musí být potvrzena dopravcem. TruckAgenda sama potvrdí objednávku vložením vodoznaku, takže není nutné jí tisknout, razítkovat a skenovat a sama sloučí všechny dokumenty tak, jak je požadováno těsně před odesláním.
Příklad třetí. Tento zákazník si přeje zasílat faktury hromadně jeden krát týdně a PDF soubor s fakturou musí začínat slovem faktura. TruckAgenda tedy vystaví hromadnou fakturu pro dané přepravy a pojmenuje soubor tak jak si zákazník přeje.
Takováto individuální nastavení si můžete udělat pro libovolného zákazníka a to ihned při příjmu objednávky, kdy se vám s tímto snaží pomoci i umělá inteligence nebo přímo v adresáři firem. Některé větší firmy mohou mít toto nastavené již centrálně přímo v systému TruckAgenda, což postupně doplňujeme ve spolupráci s našimi uživateli.
Fakturace ještě nikdy nebyla tak snadná a rychlá a je možné ji dokonce zcela přenechat TruckAgendě například 24 hodin po vykládce.