Součástí objednávky přepravy vytvořené v systému TruckAgenda je i odkaz pro komunikaci speditéra s dopravcem neboli digitální objednávka.
Jednotlivé kroky jsou velmi intuitivní a ušetří vám i vašim dopravcům 80% běžné administrativy.
Tento odkaz je nejen součástí PDF objednávky ale je také uváděn v celé automatické e-mailové komunikaci, vždy z odkazem na správný krok.
doručení objednávky
potvrzení o přijetí souhlasu s objednávkou a doplnění SPZ vozidla s kontaktem na řidiče
urgence statusu dokončení nakládky nebo vykládky v požadovaném časovém okně
urgenci doručení přepravních dokumentů a faktury pokud tak dopravce neučinil do 5 dnů od poslední vykládky
potvrzení o přijetí faktury za přepravu
Takto zajišťuje digitální objednávka všechny administrativní kroky při přepravě a šetří tak významně čas speditéra a dopravci poskytuje potvrzení o každém provedeném kroku.
Ukážeme si nyní jak to celé od začátku až do konce probíhá.
První krok je určen pro další uživatele systému TruckAgenda, kteří si mohou celou objednávku pohodlně naimportovat do svého systému dvěma kliknutími.
Druhým krokem, který dopravce provádí v digitální objednávce je doplnění požadovaných údajů jako je SPZ auta nebo návěsu, jméno a kontakt na řidiče popřípadě poznámky k samotné realizaci přepravy, přičemž žádný z nich není povinný. Důležitý je však souhlas s objednávkou. Stačí kliknout a potvrdit objednávku.
Tyto údaje se okamžitě zobrazují v systému speditéra a o jejich vložení je informován zprávou.
Třetím krokem pro externího dopravce může být rychlé a pohodlné doručení dispozic svému řidiči a to zcela zdarma jako SMS nebo WhatsApp zprávou.
Stačí uvést řidičův telefon a připravenou zprávu odeslat.
Na odkaz v této zprávě stačí řidiči kliknout a řídit se podrobnými pokyny.
Může se nechat navigovat na uvedené adresy. Později zde může také označovat dokončení nakládek a vykládek popřípadě vkládat skeny přepravních dokumentů nebo fotografií škodních událostí. Nyní stačí již jen kliknout na tlačítko Naviguj.
Vybrat svou oblíbenou navigační aplikaci kterou ve svém telefonu používá a může vyrazit.
Čtvrtým krokem je potvrzení dokončení jednotlivých nakládek a vykládek. Toto může provádět jak samotný řidič tak jeho dispečer.
Jako první si ukážeme stranu řidiče. Řidič ve svých dispozicích jednoduše klikne na tlačítko Nalož a pokud nedošlo k žádné změně oproti plánu stačí kliknout na tlačítko Potvrdit dokončení.
Tato položka se v jeho diáři zatmaví a o tomto je ihned vyrozuměn nejen jeho dispečer ale také speditér ve svém systému a to nejen zprávou ale současně se změní status položky v jeho plánovači speditéra jako dokončený úkon.
Nyní si to stejné vyzkoušíme i na straně dispečera. Pokud jej řidič informuje o dokončení položky může toto v digitální objednávce odkliknout i sám což se opět projeví v plánovači speditéra.
V případech, kdy tak neučiní ani jeden z nich má speditér možnost toto jednoduše zaurgovat. Stačí kliknout na ikonku upozornění a druhým kliknutím odeslat e-mailem výzvu k doplnění nebo vysvětlení.
Nyní se snad již kýžené informace dočkáme.
V případech, kdy i sám zákazník speditéra požaduje avízo o dokončení nakládky nebo vykládky například formou SMS nebo e-mailu odešle systém v tuto chvíli takovouto zprávu na předem určený kontakt zákazníka.
Pokud však i zákazník speditéra požaduje avízo statusu o dokončení nakládky nebo vykládky přímo ve vlastním informačním systému, stačí kliknout na ikonku link a TruckAgenda vás přesměruje na příslušnou pozici v zákazníkově systému kde toto vyřídíte.
Pátý závěrečný krok je vložení přepravních dokumentů. Opět toto mohou učinit jak řidič tak dispečer. My si ukážeme jen stranu řidiče, protože si myslíme, že vložit soubor na internetu dokáže dnes každý. Pokud řidič nemá nainstalovanou skenovací aplikaci nalezne zde odkaz na osvědčený SwiftScan. Toto však není podmínkou neboť aplikace Swiftscan je zpoplatněna. Máte-li zájem o freewarové řešení kontaktujte nás. Nyní stačí položit nezmačkaný dokument na o 5cm větší černou podložku a kliknout na tlačítko Soubor pokračovat ikonkou složka, zvolit foto aplikaci, počkat až skenovací aplikace zaměří dokument, zadržet dech a stisknout tlačítko Uložit. Takovéto skenování nezabere více jak 30 sekund. Samozřejmě záleží i na kvalitě fotoaparátu ale to by už v dnešní době neměl být problém!
V tuto chvíli budou mít tento dokument k dispozici obě zbylé strany, jak dispečer dopravce tak speditér a to nejen přiložené pěkně k dané přepravě ale také jako doplňující informaci v plánovači speditéra. Pro názornost si toto dáme ještě jednou s dodacím listem.
Vidíte, že skenování není pro řidiče nijak mentálně, psychicky ani časově náročné. Jde pouze o to vytvořit si správný návyk a mít vše potřebné k dispozici ve vozidle. Focení na klíně nebo volantu není opravdu to správné ořechové.
Nyní máme dokumentaci kompletní. Počet takto vložených dokumentů není omezen.
Kvalita takto naskenovaných dokumentů je velmi dobrá a bez problémů použitelná.
V případech, kdy zákazník požaduje doručit dokumenty ihned po vykládce je možné toto opět snadno a rychle splnit. První způsob je zaslat tyto e-mailem. Stačí kliknout v plánovači speditéra na ikonku obálky a jednoduše odeslat předpřipravený e-mail který je k dispozici v sedmi jazycích.
Druhý používaný způsob je vložit dokumenty přímo do informačního systému zákazníka. Kliknutím na ikonku link vás systém přesměruje na správnou pozici v zákazníkově systému kam soubory, které tímto kliknutím také stáhnete k sobě na disk, snadno vložíte.
Nyní už dopravci zbývá jen vložit svoji fakturu za přepravu. Tuto lze vložit ihned po poslední vykládce a naskenování všech dokumentů, nikoli však dříve.
Obsahuje-li tato QR kód vše se automaticky načte, stačí jen uložit.
V tomto okamžiku se faktura za přepravu přiloží k dané přepravě. O tomto je speditér opět informován zprávou.
Zároveň je však e-mailem informován i sám dopravce o přijetí jeho faktury speditérem.
A je hotovo. V tuto chvíli již může speditér jedním kliknutím vystavit a odeslat zákazníkovi požadovaným způsobem fakturu za přepravu i s dokumenty.
Všechny faktury jak vystavené tak přijaté se pak vyexportují do vašeho hlavního účetnictví včetně PDF souborů za účelem archivace. Podporovány jsou všechny české i slovenské ekonomické softwary. Při tomto způsobu obchodní komunikace je administrativa snížena téměř na nulu což má za následek buďto zásadní zvýšení produktivity nebo značnou úsporu času.